Politique en matière de confidentialité
PRINCIPES DE CONFIDENTIALITÉ
Chez GreenShield Administration inc, nous apprécions la confiance que vous témoignez envers notre
entreprise et nous nous engageons à préserver l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de vos
renseignements personnels. À cet effet, nous avons adopté la présente politique de confidentialité.
Cette politique explique la façon dont GreenShield Administration recueille, utilise, communique et
protège l’information personnelle que vous lui fournissez directement ou qui lui est transmise par un
tiers.
En nous fournissant vos renseignements ou en autorisant un tiers à nous les transmettre, vous signifiez
votre consentement à leur collecte, leur utilisation et leur communication par GreenShield
Administration conformément à la présente politique.
Aux fins de la présente politique, les renseignements personnels désignent toute information qui peut
identifier une personne directement ou par d’autres moyens raisonnablement accessibles.
Dans le cadre de notre engagement à traiter votre information privée avec respect, nous agissons en
conformité avec les dix principes suivants (les « principes ») :
- La responsabilité
- La détermination des fins
- Le consentement
- Les limites de collecte
- Les limites d’utilisation, de communication et de conservation
- L’exactitude
- Les mesures de sécurité
- La transparence
- L’accès à ses propres renseignements
- La gestion des plaintes et des demandes
- LA RESPONSABILITÉ
Nous sommes responsables des renseignements personnels en notre possession ou sous notre garde, y
compris ceux que nous pouvons transmettre à des tiers aux fins de traitement. La responsabilité
générale de notre conformité aux lois sur la confidentialité des données et à la présente politique relève
de notre vice-président directeur, qui agit à titre d’agent de la protection de la vie privée, bien que
d’autres personnes chez GreenShield Administration s’occupent de la collecte et du traitement de
l’information personnelle au quotidien et puissent être déléguées pour agir au nom de cet agent.
Veuillez consulter les coordonnées de cet agent ci-dessous.
Page 2 de 9 - LA DÉTERMINATION DES FINS
Nous vous indiquons les fins auxquelles nous recueillons des renseignements personnels avant ou
pendant la collecte de l’information en question. - LE CONSENTEMENT
Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels seulement avec le
consentement de la personne, sauf dans certaines circonstances permises ou exigées par la loi. La façon
d’obtenir un consentement peut varier selon le degré de sensibilité de l’information. Nous demandons
un accord explicite dans tous les cas où les renseignements personnels sont de nature délicate, comme
lorsqu’ils concernent le revenu ou la santé.
En règle générale, nous sollicitons le consentement pour l’utilisation ou la communication de
renseignements personnels au moment de la collecte. Toutefois, nous pourrions demander un
consentement supplémentaire par la suite, si besoin est pour de nouvelles fins.
Dans certaines circonstances, l’obtention du consentement serait inappropriée. La Loi fédérale sur la
protection des renseignements personnels et les documents électroniques et les lois provinciales sur la
protection de la vie privée prévoient des exceptions pour les cas où l’obtention du consentement est
impossible ou irréalisable. - LES LIMITES DE COLLECTE
Nous limitons la collecte de renseignements personnels aux détails nécessaires pour les fins que nous
vous avons indiquées. - LES LIMITES D’UTILISATION, DE COMMUNICATION ET DE CONSERVATION
Nous n’utilisons pas et ne communiquons pas les renseignements personnels à des fins autres que celles
pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne y consent ou si la loi l’exige ou le permet. Sous
réserve de toute exigence d’affaires, juridique ou réglementaire applicable, nous veillons à détruire
cette information en toute sécurité ou à l’effacer ou la rendre anonyme lorsqu’elle n’est plus nécessaire
aux fins que nous vous avons indiquées. - L’EXACTITUDE
Nous faisons tous les efforts raisonnables pour conserver vos renseignements personnels sous une
forme exacte, complète et à jour. - LES MESURES DE SÉCURITÉ
Nous avons recours à des mécanismes de sécurité conformes aux normes de l’industrie pour protéger
vos renseignements personnels.
Page 3 de 9 - LA TRANSPARENCE
Si vous désirez obtenir une copie de notre politique de confidentialité, nous vous en fournirons une et
nous serons heureux de répondre à toute question que vous avez. - L’ACCÈS À SES PROPRES RENSEIGNEMENTS
Sur demande de votre part, nous pouvons vous indiquer i) le type de renseignements personnels que
nous avons recueillis, ii) la façon dont nous avons utilisé cette information, et iii) si nous l’avons
communiquée ou non à des tiers. Tout individu peut vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de son
information personnelle et en demander la modification, s’il y a lieu.
Dans certaines circonstances, nous pourrions être dans l’impossibilité de vous donner accès à vos
renseignements personnels. Nous pouvons refuser l’accès pour des motifs légalement admissibles,
comme lorsque l’information contient des références à d’autres personnes et ne peut être dissociée de
façon raisonnable, ou lorsque nous ne pouvons pas la divulguer pour des raisons juridiques, de sécurité
ou de propriété commerciale. Dans ce cas, nous vous informons du motif nous obligeant à refuser la
demande.
Si une personne démontre que les renseignements personnels que nous conservons sont inexacts ou
incomplets, nous apporterons les modifications ou ferons les mises à jour au besoin. Avant de vous
donner une information ou de corriger toute inexactitude, nous vous demanderons de confirmer votre
identité et de fournir d’autres détails afin de nous aider à répondre à votre demande. - LA GESTION DES PLAINTES ET DES DEMANDES
Toute personne peut adresser ses questions ou demandes au sujet de nos principes ou de nos pratiques
de gestion de l’information en communiquant avec :
GreenShield Administration inc.
Agent de la protection de la vie privée
185, The West Mall, bureau 800
Etobicoke (Ontario) M9C 5L5
Téléphone : 1 877 797-7448, poste 7400
Télécopieur : 1 416 622-5312
Adresse courriel : privacy@benecaid.com
PRATIQUES DE GESTION PARTICULIÈRES
À QUELLES FINS RECUEILLONS-NOUS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
Chez GreenShield Administration, nous recueillons et utilisons l’information personnelle :
- Pour administrer, organiser et maintenir les produits et services susceptibles de vous intéresser;
- Pour vérifier et traiter vos demandes de remboursement et statuer (prendre des décisions) sur
celles-ci; - Pour confirmer votre identité et examiner vos antécédents personnels à des fins d’assurance;
Page 4 de 9 - Pour évaluer et assumer le risque d’assurance et pour déterminer votre admissibilité aux
produits d’assurance et hors assurance que nous offrons; - Pour comprendre notre clientèle et les attentes de futurs clients et pour proposer des produits
et services qui répondent à ces besoins; - Pour effectuer des vérifications de solvabilité sur d’éventuelles entreprises clientes (mais pas sur
des particuliers) et pour satisfaire aux directives juridiques; - Pour communiquer avec vous et répondre à toute demande ou exigence particulière que vous
pourriez avoir; - Pour vous présenter des offres ou de l’information au sujet d’autres produits ou services qui
pourraient être avantageux pour vous; - Pour vous transmettre les offres marketing de nos tiers partenaires;
- Pour permettre à nos tiers partenaires de vous proposer des offres marketing liées aux
avantages sociaux pour les employés; - Pour mieux gérer nos affaires et notre relation avec vous;
- Pour dépersonnaliser vos renseignements afin de compiler des statistiques;
- Pour enquêter et déceler des activités potentiellement frauduleuses ou suspectes concernant
vos régimes de prestations; - Pour évaluer ou effectuer une transaction réelle ou potentielle, comme une vente, une
réorganisation, une consolidation, une fusion ou un regroupement de nos activités; - Pour coordonner la mise en oeuvre, le changement ou l’administration de vos régimes
d’avantages sociaux avec votre employeur. - Pour travailler avec des partenaires de l’industrie sur la garantie, les décisions ou l’assurance de
nos produits; - Pour répondre aux exigences de la loi ou selon les circonstances permises par la loi.
Certains ou tous les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être archivés ou traités à
l’extérieur du Canada. Par conséquent, l’information peut faire l’objet de demandes d’accès de la part
de gouvernements, de tribunaux ou d’organismes d’application de la loi dans ces autres territoires ou
pays, conformément à leurs lois applicables. Nous n’utilisons les renseignements personnels qu’aux fins
identifiées. Si, pour quelque raison que ce soit, nous en avons besoin pour des fins différentes, nous
demanderons votre consentement préalable.
TYPE DE RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS
Les renseignements personnels que nous pouvons demander dépendent du motif (ou des fins) pour
lequel vous les avez fournis, et y est lié. Par exemple, pour gérer votre compte gestion-santé, nous
recueillons de l’information en matière de et aux fins de traitement de vos réclamations. Outre ce qui
précède, voici une description du type de renseignements que nous pouvons demander : - Nom;
- Numéro de téléphone;
- Adresse de domicile;
- Adresse courriel;
- Date de naissance;
- Nom de l’employeur;
- Détails au sujet de votre emploi;
- Date, heure, fréquence et détails de rendez-vous concernant des demandes de remboursement
liées à la santé ou à d’autres prestations;
Page 5 de 9 - Renseignements sur les ordonnances;
- Information bancaire et relative à un compte bancaire;
- Renseignements sur les personnes à charge couvertes par le régime d’avantages sociaux de
votre employeur; - Antécédents médicaux en lien avec les produits achetés;
- Transcriptions de clavardage ou de messagerie lorsque vous utilisez nos services de clavardage
en direct; - Information liée à votre navigation, vos achats, et vos habitudes et activités en ligne (consultez
la politique MODE DE COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR DES MOYENS
TECHNOLOGIQUES ci-après).
Vous avez toujours le choix de nous fournir ou non votre information personnelle, soit directement, soit
par l’entremise d’un tiers. Cependant, si vous décidez de ne pas nous communiquer certains
renseignements, nous pourrions nous trouver dans l’incapacité de vous fournir les produits ou services
que vous avez demandés.
MODE DE COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous pouvons recueillir l’information en personne, par Internet, par courriel, par téléphone, en
correspondant avec vous par courrier ou télécopie, ou par l’entremise de tiers qui ont reçu votre
autorisation de nous communiquer ces renseignements, tels que : - Les organismes et registres gouvernementaux, les organismes d’application de la loi et les
registres publics; - Quelque professionnel ou professionnelle de la santé, établissement médical, pharmacie,
compagnie d’assurance ou autre personne que ce soit qui connaît vos renseignements; - Votre employeur;
- D’autres compagnies d’assurances;
- D’autres fournisseurs de services, agents, courtiers et sociétés avec qui vous avez pris des
dispositions; - Les personnes ou entreprises que vous avez fournies en référence;
- Les personnes autorisées à agir en votre nom en vertu d’une procuration ou d’une autre
autorisation légale.
MÊME SI NOUS NOUS EFFORÇONS DE VEILLER À CE QUE CHAQUE TIERS QUI NOUS COMMUNIQUE DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS AIT OBTENU VOTRE CONSENTEMENT À CE SUJET, SI VOUS PENSEZ
QU’UN TIERS NOUS A TRANSMIS VOTRE INFORMATION DE FAÇON INAPPROPRIÉE, VEUILLEZ
COMMUNIQUER AVEC LE TIERS CONCERNÉ. SI LE TIERS NE FOURNIT PAS DE RÉPONSE ADÉQUATE,
VEUILLEZ NOUS EN INFORMER IMMÉDIATEMENT.
En vue de maintenir la qualité de notre service, nous pouvons enregistrer les appels faits à notre service
à la clientèle. Avant que nous répondions à votre appel, un message enregistré vous indique qu’il est
possible que votre appel soit sélectionné de façon aléatoire et enregistré dans le cadre de notre
programme d’assurance de la qualité.
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MODE DE COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR DES MOYENS TECHNOLOGIQUES
Lorsque vous visitez les sites Web de Benecaid, nous pouvons recueillir de l’information envoyée
automatiquement par votre navigateur. Ces données peuvent inclure votre nom de domaine et votre
adresse IP numérique. Nous pouvons aussi recueillir d’autres renseignements, comme votre type de
navigateur, les pages que vous consultez et les fichiers que vous demandez.
Nous nous servons de cette information pour mieux comprendre la façon dont les personnes utilisent
nos sites Web et pour améliorer ceux-ci afin de mieux répondre à vos besoins. La quantité de
renseignements transmise dépend du type de navigateur et des réglages que vous avez sélectionnés.
Veuillez consulter le mode d’emploi de votre navigateur pour en savoir plus à ce sujet, pour connaître
les données envoyées à partir des sites Web que vous visitez, ou pour modifier ou restreindre ces
options.
GreenShield Administration peut utiliser des témoins de connexion et d’autres dispositifs similaires sur
ses sites Web pour améliorer la convivialité et pour fournir des offres plus pertinentes de produits et de
services. Ces appliquettes peuvent suivre l’information vous concernant, y compris, mais sans s’y
limiter i) l’adresse IP, ii) le type de navigateur et de système d’exploitation, et iii) les pages visitées sur
les sites Web. Si vous souhaitez désactiver les témoins de connexion, consultez le menu d’aide de votre
navigateur. En désactivant ces éléments, vous pourriez vous trouver dans l’impossibilité d’accéder à
certaines fonctionnalités des sites Web de Benecaid.
UTILISATION DU SITE PAR DES MINEURS
Nos sites Web ne s’adressent pas à des individus de moins de 18 ans. Nous demandons à ces personnes
de ne pas y fournir de renseignements personnels.
COMMUNICATION DE L’INFORMATION À DES TIERS
Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des tiers comme suit : - À d’autres compagnies d’assurances, à des institutions financières ou à des organismes de la
santé; - À quelque professionnel ou professionnelle de la santé, établissement médical, compagnie
d’assurance ou autre personne que ce soit qui connaît vos renseignements; - Aux administrateurs, aux fournisseurs de services, aux assureurs potentiels et aux réassureurs
de nos activités d’assurance, ainsi qu’à leurs administrateurs et fournisseurs de services à ces
fins; - En réponse à une ordonnance judiciaire, un mandat de perquisition ou toute autre demande
que nous croyons valide; - En réponse à des demandes de renseignements de la part de régulateurs, y compris des
organismes d’autoréglementation dont notre société est membre ou auxquels nous participons,
afin de satisfaire des exigences juridiques et réglementaires qui s’appliquent à nous; - Aux autorités de la santé publique appropriées;
- À nos employés, à nos fournisseurs, à nos agents et aux autres sociétés qui vous fournissent des
services pour nous ou en notre nom; - Lorsque nous achetons ou vendons, en tout ou en partie, nos entreprises ou que nous
considérons de telles transactions;
Page 7 de 9 - Pour nous aider à percevoir une dette ou à exécuter une obligation vous concernant à notre
endroit; - À nos tiers partenaires (offrant des produits d’assurance et hors assurance) qui souhaitent vous
transmettre des offres et courriels marketing au sujet d’avantages sociaux susceptibles de vous
intéresser; - À nos tiers partenaires (offrant des produits d’assurance et hors assurance) auprès desquels
vous pourriez avoir adhéré à des régimes ou programmes, aux fins d’administration de ces
régimes; - Là où la loi le permet.
Dans les cas où nous communiquons de l’information personnelle à nos fournisseurs de services, nous
demandons à ceux-ci d’accepter des exigences contractuelles conformes aux lois applicables sur la vie
privée. Nous leur interdisons d’utiliser ces renseignements à d’autres fins que celles pour lesquelles
nous les leur fournissons.
Le type de renseignements que nous sommes légalement tenus de divulguer peut être lié à des
enquêtes criminelles ou aux exigences gouvernementales fiscales. Dans certains cas, par exemple dans
le cadre de poursuites judiciaires ou d’une ordonnance, nous pouvons aussi être dans l’obligation de
communiquer certains éléments aux autorités. Nous ne transmettons que les renseignements
expressément demandés et nous nous assurons que les autorités faisant la demande ont des motifs
légitimes de le faire.
Dans certaines situations, la loi nous autorise à divulguer de l’information personnelle, par exemple
lorsque, au moyen de méthodes raisonnables et légales, nous tentons de faire respecter nos droits ou
d’effectuer une enquête si nous soupçonnons des activités illégales.
PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS
Nous avons recours aux technologies normalisées de l’industrie et mettons continuellement à jour nos
normes de sécurité pour tenir votre information à l’abri de tout accès, toute divulgation, toute
modification et toute mauvaise utilisation non autorisés.
Les fichiers électroniques qui contiennent des renseignements personnels sont conservés dans un
environnement hautement sécurisé dont l’accès est limité. Les dossiers papier sont entreposés dans un
lieu sécurisé dont l’accès est également limité.
Nous gérons de manière appropriée l’environnement de notre serveur et respectons strictement notre
infrastructure de pare-feu. Nous réexaminons périodiquement nos pratiques en matière de sécurité et
utilisons régulièrement des technologies à jour pour protéger la confidentialité de vos renseignements
et veiller à leur intégrité.
Sur nos sites Web, nous avons recours à un protocole SSL et un système de cryptage à 128 bits pour
renforcer la protection des zones sécurisées. Le protocole SSL est l’outil normalisé que l’industrie a
adopté pour protéger et sécuriser les transmissions de messages par Internet. Lorsque vous accédez à
vos comptes ou que vous envoyez des renseignements à partir de sites sécurisés, le système de cryptage
brouille vos données et les transmet dans un format illisible afin de prévenir un accès non autorisé.
Pour protéger vos comptes contre un accès sans autorisation, vous devez ouvrir une session à l’aide
d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe dans certaines zones sécurisées des sites Web de Benecaid.
Ces données sont chiffrées lors des transmissions par Internet. Si vous ne saisissez pas le bon mot de
passe, vous ne pouvez pas accéder à ces zones.
Lorsque vous appelez notre service à la clientèle, vous devez vous identifier en fournissant certains
renseignements personnels, ainsi que vos numéros de groupe et de client.
Dans le cadre de nos activités quotidiennes, l’information confidentielle et de nature délicate n’est
accessible qu’aux employés autorisés qui ont un motif d’affaires légitime. Par exemple, lorsque vous
nous appelez, notre personnel désigné peut accéder à vos renseignements pour confirmer votre identité
et vous assister dans vos demandes.
Comme condition d’embauche, tous les employés de GreenShield Administration sont tenus de
respecter les normes de confidentialité que nous avons établies. Nous les informons de l’importance de
la protection de la vie privée et ils doivent accepter des politiques et procédures d’entreprise standard
interdisant la divulgation de l’information personnelle à des individus ou tiers non autorisés.
L’accès et la communication non autorisés des renseignements personnels par des employés de
GreenShield Administration sont strictement interdits. Tous les membres du personnel doivent
maintenir la confidentialité de cette information en tout temps; toute infraction entraîne les mesures
disciplinaires appropriées, qui peuvent aller jusqu’au congédiement.
ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS ET MODIFICATION DE CEUX-CI
Vous avez le droit d’accéder aux renseignements qui figurent dans votre dossier, de les vérifier et de les
modifier. Pour ce faire, veuillez appeler notre service à la clientèle au 1 877 797-7448.
Afin de nous aider à tenir votre information personnelle à jour, nous vous encourageons à faire corriger
toute inexactitude, aussi souvent que nécessaire. Malgré nos efforts, des erreurs peuvent parfois se
produire. Si vous découvrez que des renseignements figurant à votre dossier sont erronés ou périmés,
nous apporterons les modifications nécessaires. Au besoin, nous communiquerons ces changements à
des tiers auxquels nous aurions involontairement transmis cette information incorrecte.
QUESTIONS, PRÉOCCUPATIONS ET PLAINTES
Pour toute question, préoccupation ou plainte au sujet de la confidentialité, de nos pratiques de gestion
des renseignements personnels, de nos employés ou de nos fournisseurs de services, veuillez
communiquer avec :
GreenShield Administration inc.
Agent de protection de la vie privée
185, The West Mall, bureau 800
Etobicoke (Ontario) M9C 5L5
Téléphone : 1 877 797-7448, poste 7400
Télécopieur : 1 416 622-5312
Adresse courriel : privacy@benecaid.com
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Avant de vous donner une information ou de corriger toute inexactitude, nous vous demanderons de
confirmer votre identité et de fournir d’autres détails afin de nous aider à répondre à votre demande.
Nous nous efforcerons de vous revenir dans un délai approprié.
MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Toute modification apportée à notre politique de confidentialité et à nos pratiques de gestion des
renseignements personnels sera reconnue dans la présente politique en temps opportun. Nous pouvons
ajouter, modifier ou supprimer certaines parties du contenu lorsque nous le jugeons approprié. Vous
pouvez déterminer la date de la dernière mise à jour en la consultant au bas de la présente politique de
confidentialité. Le fait de continuer à utiliser nos sites Web après l’affichage de ces modifications
constitue votre acceptation de la politique révisée.
SITES WEB RÉGIS PAR LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Les sites Web et applications régis par les dispositions et pratiques énoncées dans la présente politique
de confidentialité sont : www.benecaid.com, www.accessbenecaid.com,www.myhoneybee.com,
www.honeybeebenefits.com, les applications mobiles mises en place par Honeybee et Benecaid de
temps à autre, ainsi que tout autre site Web et toute autre application mobile exploités par GreenShield
Administration.
Les sites Web de Benecaid peuvent contenir des liens vers des sites Web de tierces parties qui ne sont
pas régis par la présente politique. Bien que nous nous efforcions d’ajouter des liens seulement vers des
sites qui respectent des normes élevées en matière de protection de la vie privée, notre politique ne
s’applique plus lorsque vous quittez les sites Web de Benecaid. En outre, nous ne sommes pas
responsables des pratiques en matière de protection de la vie privée suivies par les sites Web de tierces
parties. Par conséquent, nous vous suggérons d’examiner les énoncés de confidentialité de ces sites afin
de prendre connaissance de la façon dont vos renseignements peuvent être recueillis, utilisés, partagés
et communiqués.
DROIT APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES LITIGES
La présente politique de confidentialité et toute question qui s’y rapporte sont régies exclusivement par
les lois de la province d’Ontario, au Canada, et par les lois fédérales applicables du Canada, à l’exception
de toute règle de droit international privé ou de tout conflit de lois qui entraînerait l’application d’autres
lois.
Toute réclamation ou cause d’action que vous pouvez avoir et qui se rapporte à la présente politique de
confidentialité, à la gestion de vos renseignements personnels par GreenShield Administration, ou à des
questions qui s’y rapportent, doit être intentée dans les six mois des faits donnant lieu à ladite
réclamation ou cause d’action, après quoi il y a prescription, malgré toute loi ou tout règlement
prévoyant des dispositions contraires.